Polityka Prywatności
- Definicje
- Administrator – DE Group Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marszałkowskiej 18/5, kod pocztowy 00-590, REGON 366165631, NIP 7010645765, zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000655015, o kapitale zakładowym w wysokości 5 000,00 złotych, dalej jako Organizator.
- Dane osobowe – wszystkie informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość.
- Polityka – niniejsza Polityka prywatności - dokument, który określa zasady przetwarzania danych osobowych Uczestników Inicjatywy Digital Excellence.
- Regulamin - dokument, który określa zasady rejestracji oraz udziału w Inicjatywie Digital Excellence.
- RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
- Konferencja – spotkanie w formie tradycyjnej lub on-line, zorganizowane przez DE Group Sp. z o.o. z podaniem daty, godziny oraz formy lub miejsca spotkania. Spotkania organizowane są w celu omówienia konkretnej tematyki, a udział w nim może wziąć każda osoba, która spełnia określone warunki uczestnictwa, na zasadach określonych w Regulaminie.
- Konferencja on-line – live streaming, relacja z wydarzenia lub webinar prowadzony w czasie rzeczywistym, spotkanie transmitowane w internecie z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi umożliwiających interakcję Uczestników wydarzenia.
- Inicjatywa Digital Excellence - inicjatywa dla Cyfrowych Liderów, w ramach której DE Group sp. z o.o. poprzez organizowanie spotkań i konferencji, badania, publikacje oraz inne działania, wspiera zarejestrowanych Uczestników w zdobywaniu wiedzy i wymiany doświadczeń z zakresu cyfryzacji organizacji. Inicjatywa DE to również dedykowane programy wymian wiedzy (Peer Group, SIG i inne) kierowane, w zależności od kryteriów wskazanych w Regulaminie, do osób zatrudnionych w tym samym obszarze merytorycznym wspierającym środowisko IT i Digital w dużych i średniej wielkości organizacjach.
- Uczestnik Inicjatywy – osoba fizyczna, która za pomocą odpowiedniego formularza dostępnego na stronie https://www.digitalexcellence.pl/join lub na stronie danego wydarzenia, organizowanego w ramach Inicjatywy Digital Excellence, dokonała rejestracji udziału oraz zaakceptowała postanowienia Regulaminu i Polityki prywatności danych osobowych.
- Partnerzy Konferencji – partnerzy biznesowi Organizatora, współpracujący z nim przy organizacji Konferencji. Aktualna lista Partnerów Konferencji jest każdorazowo publikowana przy formularzu rejestracyjnym dotyczącym poszczególnych konferencji.
2. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych Uczestników Inicjatywy Digital Excellence
- Dane osobowe Uczestnika w zakresie danych wprowadzonych do formularza rejestracyjnego (w postaci imienia, nazwiska, adresu e-mail, nr telefonu, nazwy firmy, nazwy stanowiska, linku do profilu na LinkedIn) są przetwarzane:
- w celu obsługi zgłoszenia Uczestnika i jego udziału w Inicjatywie DE w tym organizowanych przez DE Group sp. z o.o. Konferencjach – podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do zawarcia i realizacji umowy związanej z udziałem w Inicjatywie (zaakceptowanie Regulaminu) (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- w celu informowania Uczestnika o interesujących wydarzeniach kierowanych do Społeczności CIONET, w tym spotkaniach i konferencjach branżowych, w formie newsletterów, wiadomości e-mail, SMS lub podczas rozmów telefonicznych. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na promowaniu działalności DE Group sp. z o.o. i budowaniu jej sieci społecznościowej.
- w celach analitycznych i statystycznych polegających na wykorzystywaniu analiz na potrzeby wyznaczania optymalnych kierunków rozwoju Spółki – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) bazujący na prowadzeniu analiz aktywności Uczestników w związku z uczestnictwem w wydarzeniach, ankietach, głosowaniach organizowanych przez DE Group sp. z o.o. );
- w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie jego praw, w szczególności gdy Uczestnik korzystał z organizowanych przez Spółkę szkoleń komercyjnych. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- w celach marketingowych Administratora, w tym w związku z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną od Administratora – podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na promowaniu jego działalności.
- Dane osobowe w postaci wizerunku Uczestnika Inicjatywy - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda Uczestnika na wykorzystanie wizerunku (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), mogą być wykorzystane w celu:
- zapewnienia efektywnej komunikacji i integracji społeczności Inicjatywy Digital Excellence poprzez:
- wykorzystanie wizerunku jako zdjęcie profilowe Uczestnika Inicjatywy Digital Excellence;
- publikacji wizerunku ograniczonej do osób biorących udział w tych samych wydarzeniach co Uczestnik rejestrujący swój udział, również podczas transmisji Konferencji on-line (w przypadku, gdy Uczestnik włączy kamerę na sprzęcie elektronicznym umożliwiającym udział w wydarzeniu).
- w celach związanych z organizacją i obsługą Inicjatywy Digital Excellence, w tym obsługą Konferencji.
- W związku z udostępnieniem danych Partnerom Konferencji (na podstawie zawartych umów, udostępniane mogą być dane w zakresie: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, adres e-mail, wizerunek):
- w celach związanych z organizacją i obsługą Inicjatywy Digital Excellence, w tym obsługą Konferencji: (m.in. na potrzeby logistyczne, raportowe, rozliczeniowe Administratora i Partnerów Konferencji) – podstawą prawną udostępnienia danych w tym celu będzie uzasadniony interes Administratora oraz Partnerów Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dokonywaniu czynności w ramach obsługi Konferencji;
- w celach marketingowych Partnerów Konferencji (w przypadku wyrażenia przez Uczestnika odrębnej zgody na przesyłanie przez Partnerów Konferencji informacji handlowych drogą elektroniczną na wskazany przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym adres e-mail) - podstawą prawną udostępnienia danych w tym celu będzie uzasadniony interes Administratora oraz Partnerów Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) związany z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną przez Partnerów Konferencji.
- Jeżeli Uczestnik przekazuje Administratorowi jakiekolwiek dane osobowe innych osób (w tym ich imię i nazwisko oraz adres e-mail), może to uczynić jedynie pod warunkiem nienaruszenia przepisów obowiązującego prawa i dóbr osobistych tych osób.
3. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych osobowych na potrzeby ewentualnej korespondencji
- Dane osobowe Uczestników Inicjatywy, jak również osób spoza Społeczności CIONET, które zostały przekazane do Administratora w ramach korespondencji listownej lub drogą mailową, będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w prawnie uzasadnionym interesie administratora), w celu:
- realizacji sprawy, w tym udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub żądanie,
- archiwalnym (dowodowym), w celu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów,
- rozpatrywania skarg, w przypadku ich wniesienia,
- ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami
4. Okres przetwarzania danych osobowych
- Dane osobowe Uczestnika Inicjatywy Digital Excellence będą przetwarzane przez DE Group sp. z o.o. do czasu:
- rezygnacji lub wykluczenia Uczestnika z udziału w Inicjatywie Digital Excellence;
- cofnięcia przez Uczestnika zgody na przetwarzanie wizerunku (dotyczy wyłącznie wizerunku).
- Dane osobowe Uczestnika mogą być również przechowywane do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, a także ze względu na obowiązki DE Group sp. z o.o. wynikające z przepisów prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane Uczestnika są anonimizowane lub nieodwracalnie usuwane.
- Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, w tym dane przetwarzane na potrzeby korespondencji, o których mowa w punkcie 4 niniejszej Polityki, mogą być przetwarzane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki DE Group stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez osobę, których dane dotyczą sprzeciwu wobec przetwarzania, chyba, że będą istniały inne, nadrzędne podstawy przetwarzania tych danych, które Spółka wykaże.
- Dane osobowe w postaci wizerunku będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów lub do czasu cofnięcia zgody. Dane wykorzystane w związku z udziałem Uczestnika w określonej Konferencji, będą publikowane nie dłużej niż 14 dni od czasu zakończenia wydarzenia. Dane Uczestników Konferencji realizowanej on-line, w tym zestaw wizerunków osób, które udostępniły je podczas transmisji on-line, będą przetwarzane w formie zapisu streamingu w celach archiwalnych (wyłącznie dla zalogowanych Uczestników Inicjatywy Digital Excellence) przez okres działania Spółki lub do czasu zakończenia celu.
5. Uprawnienia UCZESTNIKA
- Uczestnikowi przysługuje prawo: dostępu do treści danych oraz żądania ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia sprzeciwu względem przetwarzania danych, a także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
- Uczestnik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu względem przetwarzania danych dla celów marketingowych, jeśli przetwarzanie odbywa się w związku z uzasadnionym interesem Administratora, a także – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Uczestnika – w innych przypadkach, gdy postawą prawną przetwarzania danych jest uzasadniony interes Administratora (np. w związku z realizacją celów analitycznych i statystycznych).
6. Odbiorcy danych
- Dane osobowe mogą być ujawniane podwykonawcom Administratora, w szczególności Partnerom Konferencji, w tym CIONET Polska sp. z o.o. będącym Partnerem Strategicznym w zakresie organizacji wydarzeń, podmiotom świadczącym na rzecz DE Group sp. z o.o. usługi wsparcia technicznego, w tym dostawcy systemu CRM, hostingu, a także podmiotom realizującym usługi audytowe i analityczne. Podmioty te nie będą wykorzystywały danych osobowych we własnych celach.
- Dane osobowe mogą być również ujawniane partnerom Konferencji na zasadach określonych w pkt 2 powyżej.
7. Przekazywanie danych poza EOG
- Poziom ochrony danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator przekazuje dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:
- współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
- stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
- Administrator informuje, że w ramach współpracy z podmiotami świadczącymi usługi informatyczne i hostingowe oraz zapewniającymi obsługę serwisową używanych przez Spółkę programów, Państwa dane osobowe będą przesyłane do USA. Podstawą transferu są umowy dotyczące przetwarzania danych osobowych, obejmujące zatwierdzone przez Komisję Europejską standardowe klauzule umowne (SCC) jako mechanizm bezpiecznego przesyłania danych z UE do USA. Na podstawie tych umów, dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczane na terenie UE przed przesłaniem ich do USA. Każdy z usługodawców przekazujących dane poza EOG zapewnia, że przetwarzanie jest realizowane w sposób gwarantujący odpowiedni stopień ochrony, a także właściwą realizację żądań związanych z przetwarzaniem danych na podstawie art. 15-22 RODO. Zasady realizacji praw wynikających z RODO zostały określone w regulaminach świadczenia usług lub politykach prywatności usługodawców.
8. Dane kontaktowe
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail office@degroup.pl lub na adres korespondencyjny Administratora
DE Group Sp. z o. o. ul. Marszałkowska 18/5, 00-590 Warszawa.