Cyfrowy wzrost dzięki optymalizacji IT

Jeśli zapytać dyrektorów IT, jak zmieniają się koszty utrzymania i serwisu aplikacji klasy enterprise w ich firmach, to większość z nich stwierdzi, że stale rosną. Czy ten trend jest nie do odwrócenia?

Podczas kolejnego wirtualnego spotkania z cyklu CIONET Vision Michał Ziembicki i Tomasz Kalicki, przedstawiciele firmy Rimini Street, skupili się na kwestii utrzymania krytycznych systemów IT w organizacjach i związanych z nią wyzwaniach. Wyjaśniali dlaczego zewnętrzny dostawca usługi jako zaufany doradca i alternatywa supportu vendora może być opcją wartą rozważenia. Tak interesujący temat jak wsparcie musiał wywołać ożywioną dyskusję.

- Większe koszty utrzymania mogą być naturalną konsekwencją zwiększenia skali biznesu i puli wykorzystywanych narzędzi. Póki idą za tym większe przychody i rozwój firmy, to żadnego problemu nie ma. Gorzej, gdy wzrost kosztów jest szybszy – zauważył na wstępie Jakub Tomczyk z Millennium.

Trudno jednak nie odnieść wrażenia, że bez względu na wyniki biznesowe i rozwój firm, ceny utrzymania aplikacji dla przedsiębiorstw rosną.

- Sprawa jest złożona i przyczyn tego wzrostu może być wiele. Kluczowe pozostaje to, czy jesteśmy w stanie znaleźć takie rozwiązanie, by w ramach tego samego budżetu zoptymalizować koszty operacyjne. Po to, by znaleźć środki na inwestycje i na wszystko inne, co decyduje o wzroście naszej konkurencyjności i byciu innowacyjnym – stwierdził Michał Ziembicki.

Na co przeznaczamy budżety IT?

Jeśli dyskusja ma dotyczyć kosztów utrzymania, to należałoby zestawić je z budżetami. Jaką strategię przyjmują firmy najczęściej przy podziale pieniędzy na utrzymanie swoich środowisk IT i ich rozwój?

- Przyjrzał się temu szczegółowo Gartner, który - badając duże organizacje - stwierdził, że proporcje pomiędzy CAPEX i OPEX zostały bardzo mocno zachwiane. Jego raporty mówią, że stosunek kosztów operacyjnych do inwestycji wynosi obecnie aż 90 do 10! Jeśli ten wynik zestawić z wyzwaniami i potrzebami rozwojowymi, jakie stoją przed dyrektorami IT, to mamy ogromny problem – mówił Michał Ziembicki.

Dlatego też - gdy rola CIO zdecydowanie wzrosła w organizacjach, a dział IT staje się centrum decyzyjnym w zakresie projektów strategicznych - działania zmierzające do zmiany tych proporcji stają się kluczowe dla dyrektorów IT. CIO muszą znaleźć sposób na uwolnienie na inwestycje sporej części tak dużych środków przeznaczanych obecnie na utrzymanie.

Co składa się na koszty utrzymania?

Żeby móc optymalizować wydatki, trzeba dobrze poznać ich strukturę. Wiedzieć dokładnie, za co i ile płacimy w ramach utrzymania, wsparcia oraz serwisu aplikacji biznesowych – po to, by znaleźć te obszary, w których będzie można poszukać oszczędności.

- Jak w wielu innych przypadkach związanych z kosztami, także i tutaj dobrą ilustracją jest góra lodowa, której jedynie wierzchołek wystaje nad powierzchnię wody. Tym wierzchołkiem jest umowa utrzymaniowa wynikająca z zakupu licencji. To, co jest pod spodem i ma ogromny wpływ na całkowity koszt utrzymania naszych systemów, to m.in. wymuszane przez vendora aktualizacje, wsparcie kastomizacji oraz koszty zatrudnienia ludzi, których najczęściej w naszych działach IT wykorzystujemy zarówno do wsparcia, jak i rozwoju – tłumaczył Michał Ziembicki.

Tę ukrytą, większą część kosztów można spróbować zredukować, wybierając usługi firmy świadczącej niezależny support, która zaproponuje bardziej transparentny model wyceny.

- Nasz model biznesowy polega na tym, że zawsze proponujemy 50%. tego, co trzeba zapłacić vendorowi. Wymienione wcześniej elementy utrzymania, wpływające na TCO w przedsiębiorstwie, nie podrażają serwisu po przejęciu go przez nas. W perspektywie kilkuletniej to są ogromne oszczędności – deklarował Michał Ziembicki.

Gartner rekomenduje wybór supportu alternatywnego również z tego powodu, że dodatkowo ma on dawać organizacji większą kontrolę nad mapą rozwoju swoich kluczowych systemów IT. Ma to szczególne znaczenie w kontekście lepszego przygotowania planu migracji do chmury, którego wizja u vendorów i ich klientów wcale nie musi wyglądać tak samo.

- Nie można mieć pretensji do vendorów o strategię zmierzającą do tego, by klienci pozostali z nimi jak najdłużej i jak najwięcej od nich kupowali. Jednak poddanie się takiemu dyktatowi może się okazać pułapką dla klienta. Alternatywny support to zdrowa konkurencja na rynku i możliwość wyboru w realizacji planów biznesowych, które nie muszą się pokrywać z celami dostawców oprogramowania – twierdził Michał Ziembicki.

Czy wybór alternatywnego dostawcy zawsze jest możliwy?

Jakie warunki muszą być spełnione, by firmy rozważyły zmianę dostawcy supportu? Oczekują one wyraźnie niższych kosztów, gwarancji SLA i możliwości wcześniejszego wypróbowania usługi. Okazuje się, że jeśli chodzi o koszty usługi i SLA alternatywny dostawca może być bardzo konkurencyjny.

- O cenie o połowę niższej od supportu uzyskanego od dostawcy już wspominałem. W dodatku liczymy ją nie od katalogowej ceny dostawcy, ale wynegocjowanej, bo szanujemy rabaty uzyskane przez klienta. W przypadku SLA gwarantujemy kompleksowy plan z czterema priorytetami ticketów. Przykładowo, w najwyższym, dotyczącym krytycznych problemów, czas rekcji inżyniera to maksymalnie 10 minut. Co ważne, priorytet nadany sprawie przez klienta, z czym wiążą się ustalony standard obsługi, nie może byś przez nas zmieniony – mówił Michał Ziembicki.

- Mierzymy się z problemem wzrostu kosztów operacyjnych w IT, który wynika z wielu rzeczy, chociażby przyrostu samych danych. Alternatywny support nie tylko musiałby być tańszy i mieć porównywalne warunki SLA, ale także nie powinien stwarzać problemów z licencjami, które przecież są powiązane z wsparciem dostawcy - zgłosił wątpliwości Jakub Strychowski z BES.

Rzeczywiście, nawet przy spełnieniu dwóch wymienionych wcześniej warunków - kosztów i SLA - mogą się pojawić bariery trudne do pokonania. Co nie znaczy, że w ogóle nie jest to możliwe. Chociaż standardowo licencje są łączone z supportem vendora, to alternatywny usługodawca może zapewnić kompleksową usługę doradztwa w tym obszarze.

- Na etapie, w którym klient rozważa wybór alternatywnego utrzymania, możemy przeprowadzić analizę jego kontraktu, oceniając możliwości przejścia na nasze usługi. Wcale nie twierdzimy, że mamy rozwiązanie dla każdego, bo są przypadki, że ograniczeń licencyjnych nie da się ominąć – przyznał Michał Ziembicki.

Wybór nie jest pozbawiony ryzyka

Dużym problemem może być polityka dostawcy oprogramowania, jeśli utrudnia on przejście na alternatywny support.

- Do tego stopnia, że po rezygnacji z jego wsparcia uniemożliwia on rozszerzanie licencji bez wykupienia ich praktycznie od nowa. W takiej sytuacji organizacja będzie się raczej trzymać vendora, ponieważ inna opcja może się stać ruchem w jedną stronę – zauważył Paweł Broniek z KIR.

Michał Ziembicki przyznał, że wybór alternatywnego supportu nie jest pozbawiony pewnego ryzyka. Ale ryzyko powinno się przeanalizować i oszacować korzyści i ograniczenia niezależnego supportu. Ponieważ jego dostawca nie dostarcza oprogramowania, to nie dostarcza też jego aktualizacji i nowych wersji. Usługi dotyczą tych wydań systemów, które obejmuje umowa serwisowa. Z tego trzeba sobie zdawać sprawę.

- Nie zgadzam się jednak, że postawienie na niezależną usługę będzie ruchem w jedną stronę. Support alternatywny wprowadza konkurencyjność. Mamy przykład klienta, który wykorzystał nasze usługi do budowania korzystniejszych relacji z vendorem i optymalizowania swoich kosztów operacyjnych. Cyklicznie zmieniał dostawcę supportu - powracał do vendora i odchodził od niego do nas, uzyskując najlepsze w danych okolicznościach warunki – argumentował Michał Ziembicki.

Support a wartość biznesowa systemów

W dyskusji towarzyszącej spotkaniu pojawiły się też głosy, że nie każda firma jest odpowiednim kandydatem do przejścia na alternatywny support.

- To opcja warta rozważenia dla organizacji o stabilnym środowisku IT, a nie dla tych w fazie dynamicznego rozwoju. Decyduje o tym stopień dojrzałości środowiska - po fali dużego wzrostu przychodzi moment, w którym coś trzeba poprawić i zmienić, by po atrakcyjnych kosztach maksymalnie dużo wycisnąć z posiadanych zasobów, przedłużając ich cykl życia – zauważył Paweł Broniek.

Okazuje się, że ta opinia jest zgodna z tezą Gartnera, który sugeruje, by przy wyborze dostawcy supportu wziąć pod uwagę wartość biznesową uzyskiwaną z opłaty za utrzymanie systemu.

- Gdy firma dopiero wdraża takie produkty i są one dla niej nowością, to wartość uzyskiwana z utrzymania vendora jest ogromna. Niekoniecznie musi być ona tak duża później, kiedy rozwiązanie jest w pełni dojrzałe - potwierdził Tomasz Kalicki.

Ostatecznie, najwięksi dostawcy oprogramowania swoją politykę w zakresie utrzymania mają ustaloną globalnie. Jeśli usługi alternatywnego wsparcia sprawdzają się w USA, we Francji czy Wielkiej Brytanii, to dlaczego nie nie ma być tak w Polsce? Dobrą praktyką może być stopniowe przechodzenie na niezależnego dostawcę i jeśli się sprawdzi, zwiększanie zakresu współpracy.