Efektywne i bezpieczne środowisko do pracy zdalnej i hybrydowej.

Praca zdalna zostaje na dłużej

Pandemia zmusiła wszystkich do pośpiesznego organizowania pracy zdalnej. Gdy minął czas gaszenia pożarów, warto zastanowić się jak ma wyglądać przyszłe środowisko pracy i odpowiednio się do tego przygotować. Podczas kolejnego wirtualnego spotkania z cyklu CIONET Vision nie było wątpliwości, że w budowie hybrydy łączącej zalety stacjonarnej i zdalnej pracy powinno się dążyć do stworzenia optymalnej kombinacji efektywności i bezpieczeństwa. Czy VDI (Virtual Desktop Infrastructure) jest rozwiązaniem spełniającym to założenie?

Obecnie większość polskich firm i wiele instytucji postawiło na pracę zdalną, spora cześć pracowników działa hybrydowo, a pewna ich liczba - ze względu na specyfikę pracy - musi funkcjonować po staremu. Czy po czasie wymuszonego home office nastąpi masowy powrót do pełnowymiarowej pracy stacjonarnej?

Zbigniew Łobocki z Deloitte jest przekonany, że przyszłość wygląda hybrydowo. Jeśli przed pandemią organizacje tylko eksperymentowały z pracą hybrydową (pojawiało się coś takiego, jak zdalna praca w piątki), dziś wszystko wskazuje na to, że w kolejnych latach będzie to trend dominujący.

Hybrydy chcą pracownicy i ich szefowie

Interesujące jest to, że najpowszechniejsze opcje zarówno przed pandemią (praca tylko w biurze), jak i obecnie (wyłącznie praca zdalna) są w badaniach dotyczących przyszłych oczekiwań oceniane przez pracowników najniżej. Większość ankietowanych chce po pandemii przychodzić do biura, ale tylko na 1-3 dni w tygodniu.

Preferencje pracowników są zbieżne z dążeniami managementu. Ogromna większość firm postrzega przyszłość jako hybrydową. Przemawiają do nich takie argumenty, jak oszczędności związane z wynajmem powierzchni i dojazdami dojazdu do biura, większa zdolność do reagowania na oczekiwania klientów, dostęp do profesjonalistów znajdujących się w różnych lokalizacjach czy większa elastyczność mająca pozytywny wpływ na satysfakcję pracowników.

- Hybryda okazuje się więc optymalna dla przyszłego środowiska pracy. To dlatego, że łączy zalety pracy stacjonarnej i zdalnej – mówił Zbigniew Łobocki.

Wyniki spółek pokazują, że generalnie praca zdalna zdała egzamin w pandemii. Okazuje się jednak, że pojawiły się wyzwania związane z zarządzaniem wydajnością.

- Kiedy pytamy ludzi, czy byli bardziej efektywni przed pandemią, kiedy pracowali w biurach, czy są obecnie w home office, to słyszymy najczęściej, że teraz są bardziej efektywni. Gdy potem w ramach wywiadów i ankiet analizujemy to głębiej, okazuje się, że są dwa różniące się poziomem efektywności obszary – zauważył ekspert Deloitte.

Lepiej i wydajnie pracuje się w domu podczas wykonywania codziennych, z góry ustalonych zadań. Gorzej wygląda natomiast ten obszar, który obejmuje relacje interpersonalne - kreatywne narady w zespołach, planowanie działań, spotkania z klientami. Takie działania są bardziej efektywne w biurze. W efekcie można stwierdzić, że więzi w zespołach osłabły, z jednym wyjątkiem: relacji z zagranicznymi partnerami - tutaj zdalna praca przyniosła poprawę.

- Hybryda tworzy więc synergię, umożliwiając osiągnięcie większej wydajność w obu wymiarach - efektywnej, także kosztowo, pracy z domu oraz pogłębionych interakcji w biurze – podsumował Zbigniew Łobocki.

VDI - komfort i bezpieczeństwo hybrydowej pracy

Hybrydowa przyszłość i wnioski wynikające z badań dotyczących efektywności pracowników pracujących zdalnie i wirtualnych zespołach to jedna strona medalu. Drugą są technologie i to, jak firmy powinny starać się zapewnić pracę zdalną i dostęp do zasobów firmowych.

- Punktem wyjścia powinno być dążenie do osiągnięcia tego samego poziomu komfortu i bezpieczeństwa, jaki istniał przed pandemią. Z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu powinien być zapewniony dostęp do tych samych aplikacji i tych samych danych – mówił Krzysztof Rachwalski z CITRIX-a.

Wynikająca z pandemii konieczność przejścia na pracę zdalną było zaskoczeniem dla wszystkich organizacji. W rezultacie działania często przypominały gaszenie pożaru. Obserwowano np. wzmożone inwestowanie w rozbudowę nierzadko przestarzałych rozwiązań VPN – technologii, która wcześniej sprawdzała się w zapewnianiu pracy zdalnej wybranym pracownikom. W obliczu nowych wyzwań, gdy trzeba było ją zastosować na skalę masową, ujawniła swoje ograniczenia.

VPN, komunikatory czy poczta odpowiadają tylko na podstawowe potrzeby w zakresie zachowania ciągłości działania i dostępności. Do zapewnienia komfortowej i bezpiecznej pracy hybrydowej droga jest jeszcze daleka. Takie kwestie, jak elastyczność środowiska pracy, mobilność, wykorzystanie aplikacji SaaS, zdolność do odpowiadania na różnego rodzaju zagrożenia czy wdrożenie modelu zero-trust wymagają czegoś więcej.

- Trudno wyobrazić sobie, że - chcąc korzystać z zalet środowiska hybrydowego - będziemy kierować cały ruch z powrotem do centrum danych. Nie do przyjęcia jest także sytuacja, że pracownik ma dostęp tylko do niektórych potrzebnych mu narzędzi. Dlatego odpowiedzią może być wdrożenie wirtualnych pulpitów (VDI) czy szerzej stworzenie całego wirtualnego środowiska pracy, agregującego wszystkie niezbędne elementy – przekonywał Krzysztof Rachwalski.

Jak wyglądało przechodzenie na pracę zdalną?

Rok temu Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) dostało informację, że Ministerstwo Finansów z dnia na dzień praktycznie zamyka się. Na miejscu zostaje tylko niezbędny personel - ochrona i wsparcie informatyczne serwerów, a reszta pracowników przenosi się na pracę zdalną.

- Było to dla nas wielkim zaskoczeniem i wyzwaniem, bo na 2500 pracowników tylko 800 miało laptopy. Zrobiliśmy więc burzę mózgów. Mieliśmy już wtedy rozwiązanie VDI, choć nie było ono wdrożone z myślą o pracy zdalnej, tylko standaryzacji w zakresie zarządzania i deploymentu komputerów – mówił Jacek Kurkowski z CIRF.

Okazało się, że VDI doskonale wpasowało się w nagłą potrzebę i po krótkim teście zostało udostępnione (wraz z krótką instrukcją obsługi) wszystkim pracownikom bez laptopów. W rezultacie umożliwiono im pracę z komputerów prywatnych w pełni zabezpieczonym środowisku. Wykorzystano także starsze laptopy z zasobów Ministerstwa, które ze względów wydajnościowych nie były używane w pracy, a teraz - jako terminale VDI - doskonale się sprawdzają.

- Doświadczenia z ostatniego roku sprawiły, że dążymy w Ministerstwie Finansów do odmiejscowienia środowiska pracy. Zamiast przywiązywać użytkownika do jego biurka z komputerem, stawiamy na hot deski. Ponieważ mamy zwirtualizowane środowisko, to w pomieszczeniach biurowych stawiamy 2-3 terminale, a pracownik może pracować na tym, który jest akurat wolny. Na nim znajdzie wszystko to, co miał na swoim komputerze – tłumaczył Jacek Kurkowski.

Wobec konieczności przejścia na pracę zdalną wyzwaniem dla CERI International nie było udostępnienie środowiska (te było już wdrożone), ale jego wyskalowanie do zwiększonych potrzeb. Drugim problemem było udostępnienie odpowiedniego sprzętu pracownikom.

- W większości pracujemy na cienkich klientach a nie stacjach roboczych. Terminali nie można było wydać pracownikom do domów. Można było albo dostarczyć jakieś komputery, albo wykorzystać prywatny sprzęt pracowników. Niewątpliwą zaletą są niskie wymagania sprzętowe rozwiązania VDI odnośnie terminali - prywatne komputery pracowników doskonale sprawdziły się w tej roli – mówił Marek Korczak z CERI.

Rossmann, jak wiele firm na polskim rynku, został postawiony wobec konieczności porzucenia komputerów stacjonarnych w biurach przez dużą część pracowników. Z dostępnością sprzętu dla nich firma sobie poradziła, ale przestawienie ich na nowy tryb pracy i zapewnienie bezpiecznego dostępu stanowiło wyzwanie. Standardowym rozwiązaniem był VPN, ale zapewnienie dostępu i efektywnej komunikacji nie tylko pracownikom, ale także partnerom, wymagało również wdrożenia platformy VDI.

- Jeśli chodzi o bezpieczeństwo, problem był z dostawcami, bo wyniesienie na zewnątrz systemów automatyki, magazynu itp. to nie jest proste zadanie. Zapewnienie bezpiecznej pracy wymagało dużej pracy zespołów projektowych i ds. infrastruktury. Podstawą było odseparowanie środowisk, ale i tak - gdy wszystko zaczęło już działać - uznaliśmy, że musimy stale obserwować, co się dzieje. Ułatwił nam to wdrożony system monitorujący cały ruch sieciowy, który wskazał na obszary wymagające dodatkowych zabezpieczeń – mówił Adam Modrzejewski z Rossmanna.

Efektywność także kosztowa

Arkadiusz Kuczorski z Google zwrócił uwagę na to, że - zapewniając komfort pracy zdalnego użytkownika - trzeba pamiętać o efektywności kosztowej rozwiązania. Może to polegać na poruszanej klika razy podczas spotkania kwestii wykorzystania starszych komputerów w charakterze terminali, bez wpływu na funkcjonalność rozwiązania. Może także na zapewnieniu najbardziej optymalnego wsparcia po stronie back-endu.

- Oczywiście mam tu na myśli rozwiązania chmurowe. Pomyślmy o charakterystyce obciążenia systemów wirtualnych desktopów. Mocne serwery potrzebne do ich obsługi są potrzebne tylko przez 12 godzin na dobę w dni robocze. Gdy rozwiązanie będzie rozliczane tylko za czas wykorzystania, to może się okazać, że koszty spadną o połowę – stwierdził Arkadiusz Kuczorski.

Na problem kosztów rozwiązania typu VDI zwrócił uwagę Tomasz Kwiatek z PGE. Jego zdaniem na TCO w dłuższej perspektywie czasowej wpływ mogą mieć różne kwestie, jak wyższe ceny pamięci masowych, koszt pasma internetowego i wiele innych czynników, które są w wyliczeniach często pomijane.

- Rzeczywiście to bardzo istotna kwestia, bo z powodu wyliczeń TCO rozbijało się wiele projektów wdrożenia VDI w Polsce. I nawet nie mówię o tak brutalnych przypadkach, jak porównywanie kosztów laptopów z VDI, bo nie tędy droga. Zsumowanie wszystkich składników TCO trzeba zrobić dla indywidualnego przypadku, bo w każdej organizacji będzie to wyglądało inaczej. Pomagamy w tym klientom. Ale zanim przejdziemy do kosztów, warto najpierw przetestować rozwiązanie, uruchamiając w środowisku VDI swoje aplikacje – odpowiedział na te wątpliwości Krzysztof Rachwalski z CITRIX-a.