Zaufanie i pozytywne nastawienie
Praca zdalna zmienia sposób myślenia o obowiązkach zawodowych, wymusza inny sposób zarządzania. Jak pracować z domu i się w tym odnaleźć? Magda Ferretti jest doświadczoną specjalistką w dziedzinie zarządzania rozproszonymi zespołami i pracy na odległość. Podczas cyfrowego spotkania Digital HR dała nam wiele cennych wskazówek, jak poradzić sobie z nowymi wyzwaniami.
Warto zacząć od siebie - zadbajmy o siebie, rytuały, komfortowe samopoczucie. Pamiętajmy o takiej kolejności:
- Ourselves
- Others
- Outcomes
Jesteśmy gotowi technicznie, a mentalnie?
Jeszcze kilka miesięcy temu zaledwie co 20. Polak pracował z domu – teraz nawet trudno ten stan oszacować. Podstawą pracy zdalnej jest zaufanie, niektórzy menedżerowie, jeśli nie widzą, że ktoś pracuje, nie są w stanie w to uwierzyć. Z drugiej strony, firmy które wprowadziły pracę zdalną i dały ludziom kredyt zaufania, korzystają na tym, ponieważ ludzie czują się zobowiązani do wysiłku w zamian za zaufanie.
Jak zorganizować pracę w domu w czasie pandemii?
- Wcześniej mieliśmy sporo możliwości: przestrzeń coworkingowa, kawiarnie, biblioteki – teraz można pracować tylko z domu, na ogół dzieląc miejsce pracy z innymi domownikami. Trudno też w takich warunkach odseparować życie prywatne od pracy, a po pracy nie można wyjść z domu. Mimo wszystko warto zadbać o własny dobrostan.
- W tych nieidealnych warunkach trzeba być kreatywnym, elastycznym, przygotować sobie blok czasowy dla rodziny, zmienić oczekiwania co do dyspozycyjności pracowników czy przełożonych.
- Bądźmy wyrozumiali dla siebie, nie będziemy idealnymi rodzicami czy partnerami, pamiętajmy, że w tych warunkach łatwo konflikty.
Pojawiły się nowe wyzwania:
- Nie mamy z innymi pracownikami bezpośredniego kontaktu twarzą w twarz, a to ważne psychologicznie
- Menedżer nie wie, co robi pracownik
- Brak dostępu do informacji – wszystko jest w głowach ludzi okazuje się, brakuje procedur
- Społeczna izolacja – zwłaszcza osoby, które mieszkają samodzielnie
- Rozpraszacze w domu. Np. praca z dzieckiem u boku. Działamy w nieidealnych warunkach, trudno na to coś zaradzić
Jak zadbać o komunikację i współpracę na odległość?
- Codzienny kontakt – coraz częstsze narady, nawet 15-minutowa rozmowa z włączoną kamerą skraca dystans. To nie jest strata czasu. Widok innych ludzi przy pracy stanowi czynnik motywujący.
- Różne kanały komunikacji i zasady kontaktowania się w zespole. Kontakty asynchroniczne, przez komunikatory, mailowe. Patrzmy na pozytywy – nie ma rozpraszaczy z biura, ale komunikatory są pośrednie są między spotkaniem a mailem.
- Trzeba jasno ustalić, jak korzystamy z wybranych narzędzi i jakiego czasu odpowiedzi od siebie oczekujemy? Co robić, gdy pojawią się prawy pilne? Zakładamy pozytywne intencje!
- Dokumentacja procesów i archiwizacja ustaleń. Łatwo jest w biurze wrócić ze spotkania i rzucić uwagę na open space. W domu trzeba się zastanowić jak to zapisywać i gdzie udostępnić, skąd czerpać informacje.
- Okazje do nieformalnych interakcji - bo nieformalne rozmowy na korytarzu po prostu się nie odbędą. Trzeba te okazje zaplanować, myśleć o tym, co automatycznie działo się w przestrzeni biurowej.
- Nie każdy tak samo dobrze zareaguje, część osób czuje się uwięziona, zagrożona utratą pacy – zrozumienie i wsparcie (też psychologiczne, zaangażowanie specjalistów)
Plan działań dla organizacji awaryjnie wprowadzających pracę zdalną
- Kto podejmuje decyzje – komitet sterujący pracy zdalnej
- Jakie procedury obowiązują aktualnie
- Wybór narzędzi do komunikacji – im mniej różnych tym lepiej
- Ustalenie kanałów kontaktu komunikacyjnego
- Zarządzanie zmianą - postawa liderów
